MPPL - TUGAS 4

 

System Development Life Cycle (SDLC) II

 

 

Tahapan Manajemen Proyek dalam Pengelolaan Proyek

Berdasarkan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek mellima tahap fase yang berbeda yaitu initiation, planning, execution, dan project closure. Manajer proyek kemudian akan menggunakan metodologi manajemen proyek untuk mengelola lima tahap ini untuk mencapai hasil yang maksimal. Berikut adalah empat tahapan manajemen proyek tersebut.  

1. Project Initiation

Tahapan pertama manajemen proyek adalah fase initiation. Yaitu ketika Anda harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki nilai dan layak untuk dijalankan. Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal.

Jika proyek mendapat “lampu hijau” atau disetujui, maka manajer proyek perlu membuat piagam proyek atau Project Initiation Document (PID) untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku kepentingan, serta business case. 

2. Project Planning

Setelah proyek disetujui untuk dijalankan, berikutnya adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti semua anggota tim.

Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan demikian, Anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk dapat dicapai.

Di fase ini, scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan ditentukan. Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim juga akan didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan mengetahui masing-masing tanggung jawab.

Di tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti:

• Work Breakdown Schedule (WBS):  diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim.
• Gantt Chart: bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu.
• Scope Statement: dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya. 
  

3. Project Execution

Tahapan manajemen proyek yang selanjutnya adalah project execution dimana produk yang dikelola dalam proyek akan dikembangkan dan diselesaikan. Selama tahap ini, manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan agar tim tetap bekerja.

Sebagian orang beranggapan bahwa tahapan ini terasa seperti inti dari proyek karena banyak aktivitas dan pekerjaan yang dilakukan selama tahap execution. Beberapa diantaranya seperti menjalankan rencana manajemen proyek, tugas-tugas yang sudah ditetapkan akan dikerjakan, memperbarui jadwal proyek, mengubah rencana proyek sesuai kebutuhan, mengelola anggaran yang tersedia, dan masih banyak lagi.

Secara garis besar, pada tahap eksekusi ini ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:

• Manajemen tugas
• Manajemen jadwal
• Pengelolaan biaya atau anggaran
• Pengelolaan kualitas

Selain itu, di tahap ini komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan menjadi bagian penting yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, tim akan mengadakan pertemuan rutin dengan pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahpahaman serta menyesuaikan proses kerja dengan lebih baik untuk mendapatkan hasil yang sesuai harapan.

 4. Project Closure

Tahapan manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan dirilis dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang lain.

Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan tim. Dengan demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit terakhir. Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang dipergunakan dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor eksternal, atau yang lain.

Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan proyek tersebut. Hal ini diperlukan agar tim dapat melakukan perbaikan untuk proyek-proyek lain di masa depan.

Kesimpulan

Manajer proyek yang profesional harus memiliki pemahaman serta kemampuan yang baik dalam mengelola tahapan manajemen proyek di atas. Selain itu, manajer proyek juga harus terampil dalam memotivasi tim, merencanakan dan memantau jalannya proyek, serta keterampilan komunikasi yang baik dengan para pemangku kepentingan. Dengan kemampuan tersebut, maka proyek yang dikelola dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil akhir yang sukses.

 

Adapun beberapa kutipan mengenai SDLC menurut beberapa ahli :

Menurut Turban (2003), System Development Life Cycle (SDLC) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagian besar organisasi saat ini. SDLC adalah kerangka kerja ( framework) yang terstruktur yang berisi proses-pro ses sekuensial di mana sistem informasi dikembangkan. 

Sedangkan  menurut Azhar Susanto (2004:341) menyatakan bahwa : System Development Life Cycle (SDLC) “System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama kali dikembangkan.”

 

 

Sumber :

Perwitasari, Anggi, S.T, M.T. . Pertemuan 4 – SDLC & Project Life Cycle [Slide Presentasi].

 https://rainadli.blogspot.com/2020/10/sdlc-software-development-life-cycle.html

https://docplayer.info/63412422-Sdlc-project-planning.html

https://blog.javan.co.id/software-testing-life-cycle-stlc-332a4604487b

https://www.logique.co.id/blog/2021/04/28/tahapan-manajemen-proyek/

https://www.kumpulanpengertian.com/2015/04/pengertian-system-development-life.html